REPORTES DE VENTAS

 QUÉ ES UN REPORTE DE VENTAS?

El reporte de ventas es un informe que le permite a las empresas tener una visión más completa de sus actividades comerciales. Su objetivo es evaluar situaciones de la organización para tomar las mejores decisiones que encaminen a la empresa; además, analiza el volumen de las ventas y el desempeño de los ejecutivos.

Es una de las herramientas más importantes para quienes toman las decisiones en una empresa, a fin de que puedan hacer más eficientes las operaciones.

Conoce la utilidad de hacer un reporte de ventas a continuación.

¿PARA QUÉ SIRVE UN REPORTE DE VENTAS?

Un reporte de ventas ayuda a encontrar nuevas oportunidades de mercado donde podrás mejorar tus resultados. Permite que los tomadores de decisiones de una empresa planifiquen las estrategias de ventas más efectivas, vigilen al equipo de trabajo y mantengan o reduzcan la duración del ciclo de ventas. De igual forma, da claridad sobre el progreso de actividades y el alcance de los objetivos establecidos.

Los reportes de ventas son muy importantes para los directores de ventas: representan la principal herramienta con la cual conocerán la situación financiera de la empresa. Con la ayuda de estos análisis, pueden determinar si las estrategias implementadas han sido las correctas, o si es tiempo de hacer cambios y buscar nuevos procesos de ventas para evitar impactos negativos.

Crearlos requiere mucha atención y una conjunción de elementos que deben cumplirse para que sean acertados. Al tratarse de temas financieros, no debe haber cabida a errores, ya que una mala percepción de la situación actual de la empresa puede desencadenar una mala gestión de inversiones o una toma de decisiones aceleradas.

Si tienes que preparar un reporte de ventas para exponerlo en una reunión, pero no te encuentras tan seguro de cómo realizarlo o dudas acerca de si estás cumpliendo o no con todos los requerimientos, descuida, porque en este artículo te diremos detalladamente cómo hacerlo.

¿QUÉ DEBE INCLUIR UN REPORTE DE VENTAS?

Existen diferentes tipos de reportes de ventas y los elementos que incluyen dependerán de lo que desees informar. Cada apartado permite a los gerentes o directores hacer ajustes en el proceso de ventas, además de que sirve como una presentación a otros miembros del equipo para que vean el crecimiento de la empresa.

Cada reporte de venta es diferente, por ejemplo:

Resumen de ventas: sirve para visualizar el crecimiento y progreso de las ventas. Los elementos a destacar son los niveles de ventas alcanzadas, el crecimiento mensual y el porcentaje de crecimiento alcanzado.

Informe de ganancias y pérdidas: funciona para medir a los clientes ganados y los perdidos. Los elementos relevantes son las cotizaciones realizadas, los objetivos buscados y la tasa de cierre anual.

Informe de contactos: este análisis es muy útil cuando una empresa desea conocer sus nuevas oportunidades. Aquí se presentan los nombres de los contactos, su industria, las fechas de contacto y otros datos que sirven como referencia para acercarse a ellos.

Tomando esto en cuenta, es momento de pasar a la realización del reporte de ventas.

¿CÓMO HACER UN REPORTE DE VENTAS?

Vamos a enseñarte cómo realizar un reporte de ventas de manera muy sencilla en la que podrás mostrar a tus directores los resultados semanales, mensuales o incluso anuales de la empresa. Lo único que necesitarás es tener el programa Excel en tu computadora y poner mucha atención.

El ejemplo que nosotros usaremos es el de un reporte de ventas que refleja el crecimiento en ganancias y porcentajes de una empresa.

1. Reúne todos los datos de ventas

La información puede ser semanal, bimestral o anual. Esta dependerá de los datos que busques reflejar.

2. Crea una tabla con la información requerida

Realiza una tabla dinámica con las casillas en Excel, en donde indiques el nombre del informe que vas a presentar, los datos y los elementos en cada una de las casillas, como se muestra en el ejemplo.

3. Utiliza la fórmula para calcular el crecimiento de las ventas

Para conocer el crecimiento en costos de las ventas logradas cada mes, utiliza la fórmula: = (ventas del mes) – (ventas del mes anterior). En el ejemplo, la fórmula queda de la siguiente manera: =B3-B2.

Copia y pega la fórmula en las demás celdas para que se arrojen los resultados en todas las casillas correspondientes.

4. Calcula el porcentaje

Para calcular la misma información de los costos, pero en porcentaje, ocupa la fórmula: =(crecimiento del mes)/(venta del mes). En el ejemplo aplicaría: =C3/B3 como aparece en la imagen.

Al igual que en el paso anterior, copia y pega en las demás celdas para que se arrojen los resultados de los demás costos.

En caso de que los resultados no aparezcan como porcentaje, basta con que cambies el formato antes de aplicar la fórmula, dando clic en el apartado de Porcentaje (%), que se encuentra en el grupo de Número.

5. Suma los totales de cada elemento

Para hacerlo dirígete a la celda de Total y Ventas. Al dar clic sobre ella, aparecerán unas flechas que despliegan un menú. Selecciona el apartado Suma.

Haz lo mismo en las demás celdas y así obtendrás los resultados totales de los apartados de Crecimiento y Porcentaje frente al mes anterior.

6. Crea un diagrama circular para mostrar los resultados

Selecciona el rango Mes y Ventas, dirígete a Charts o Gráficos y selecciona Pie o Pastel. En caso de que estés realizando en reporte en una computadora con Microsoft, la instrucción es Insertar, Insertar gráfico circular y selecciona el que más te agrade.

Después de dar clic, aparecerá el gráfico circular en una ventana nueva sobre tu tabla de datos.

7. Dale el estilo que más se adapte a la imagen de la empresa

Ubícalo en el espacio y en el tamaño que desees; en los estilos de gráfico puedes modificar los colores y el formato. En este caso hemos elegido que los meses aparezcan junto con su porcentaje de ventas. Usa lo que creas más presentable e inteligible para tu reporte.

Te recomendamos hacer uso de diferentes colores para que sea más fácil comprender los datos que presentas.

8. Inserta un diagrama de columnas

Selecciona los rangos Mes y Ventas nuevamente y selecciona la opción Column o Columnas en el mismo menú de Charts o Gráficos; elige el que más te agrade. En Microsoft puedes hacer lo mismo que en el paso anterior: en el menú Insertar selecciona la opción Gráfico de Columnas.

Nuevamente aparecerá una ventana nueva con el gráfico de columna.

9. Da la presentación que quieras

Al igual que con el gráfico circular, posiciona el gráfico de columnas en el sitio en que desees presentarlo. También puedes cambiar los colores y estilo para que, además de visualizarse los meses y las cantidades generales, se vea el número exacto de ventas en cada columna.

10. Haz una revisión final

Siempre recomendamos que, antes de presentar o enviar algún archivo, es importante verificar que todos los datos sean correctos. Revisa a detalle y asegúrate de que el reporte se vea presentable y sea fácil de comprender.

Como puedes ver, con estos 3 elementos estás brindando una información completa: en ella se encuentran los datos totales de ventas anuales, el porcentaje de ventas por mes y el crecimiento de las ventas en costos.